Wat kan WerkbonApp voor jouw organisatie betekenen?

WerkbonApp bestaat uit een web-applicatie voor het kantoor en een App voor de mensen in het veld.
Hieronder een opsomming van hetgeen wij kunnen bieden om je organisatie efficiënter te krijgen.

Web-account (kantoor)

De cockpit van je bedrijf

Op het online dashboard van je web-account krijg je een overzicht te zien hoe goed het met je bedrijf gaat. Zie je een groei in het aantal gemaakte uren en de verkochte materialen? Hoeveel werkbonnen zijn er dit jaar al gemaakt? Door onze metingen die we op een overzichtelijke manier presenteren krijg je direct inzicht in je werkprocessen. Onmisbaar dus!

Resource (her)planning

Organiseer je kantoor. Met ons grafisch planbord houdt je overzicht en grip.

Plan opdrachten in en ken deze aan gekoppelde medewerkers toe. De blokjes verkleuren naar gelang de status van de werkbon. Zo houdt je zicht op de actuele situatie. Iemand ziek? Sleep een blokje naar een andere werknemer. De tablets van de werknemers worden dan direct bijgewerkt.

Nog een mooie feature: de persoonlijke agenda’s van de werknemers kunnen gekoppeld worden met het planbord zodat iedereen altijd inzicht heeft in zijn persoonlijke dag- en weekplanning.

Wij maken automatisch je facturen aan

Elk bedrijf heeft al een eigen systeem waarin de facturatie en/of boekhouding gedaan wordt. WerkbonApp is opgezet om maximaal te kunnen integreren met andere software. Zo doet elk systeem waar het goed in is. Met de meeste boekhoudsystemen hebben we een kant-en-klare koppeling op de plank liggen. In je account kun je een koppeling aanvinken. De meeste koppelingen zoals Exact-online of Moneybird zijn binnen 10 minuten gemaakt en werken direct. Importeer automatisch alle relaties en artikelen en maak automatisch van een werkbon een (concept)factuur. Zo bespaar je pas tijd en geld en mis je nooit meer een uurtje. Helemaal foutloos.koppelingen

Meten is weten

Omdat alle gegevens digitaal worden opgeslagen geven we je de mogelijkheid deze gegevens eenvoudig op te vragen. Benieuwd hoeveel projecturen er gemaakt zijn bij een specifieke klant? Of hoeveel uur een medewerker de afgelopen maand of jaar gemaakt heeft? Met een paar klikken weet je het. Exporteer naar Excel of Word / PDF en sla het op. Haal eruit wat erin zit.

schermafbeelding-2016-10-21-om-16-40-17

Projecten

Defineer projecten met projectnaam en status. Zodoende houd je eenvoudig alle werkbonnen van een bepaald project bij elkaar.

Klantenkaart

In de relatie-lijst houd je je klanten bij. Om van start te gaan kun je ook de lijst vanuit Excel importeren of als je boekhoudsysteem gekoppeld is wordt de lijst automatisch gevuld.

Beheer je artikellijst

Beheer je artikelen die automatisch met alle field apps gesynchroniseerd worden. Je kunt een artikellijst eenvoudig vanuit een Excel file importeren. Heb je een koppeling met je boekhoudpakket? Dan worden de artikelen automatisch binnengehaald.

Je eigen checklist of eigen velden

Wil je ook eigen bedrijfsspecifieke velden toevoegen aan een werkbon? Met de formulieren module maak je zelf heel eenvoudig formulieren op. Je bepaalt zelf of velden verplicht zijn of niet. Deze kun je meesturen met een werkbon.

De licentiemanager

Bepaal op elk moment zelf of je meer of minder licenties nodig hebt. Makkelijk als je bedrijf seizoensgebonden arbeid verricht. Na een jaar zijn licenties op elk moment opzegbaar. Regel het allemaal zelf in de licentie-manager. Zo blijf je flexibel.

schermafbeelding-2016-10-21-om-16-50-59

Zie in een oogopslag waar je mensen in het veld zijn

Met WerkbonApp heb je geen aparte hardware meer nodig om te zien waar de mensen in het veld zijn. We gebruiken de gps in de tablet gewoon en presenteren dit op een Google maps. Heel handig! Zo zie je in één oogopslag waar de mensen zijn.imac-web-track-trace

Je eigen logo en kleuren op de bon

Stel je PDF (werkbon of pakbon) eenmalig in. Pas de kleuren en de namen van de kopjes aan zodat het document helemaal de look & feel van jouw bedrijf heeft.

schermafbeelding-2016-10-21-om-16-57-32

schermafbeelding-2016-10-21-om-16-54-56

Weekend- of nachttarieven?

Maak je eigen kostensoorten aan.

Stuur je onderaannemers aan

Werk je samen met andere bedrijven en/of ZZP-ers? Je kunt meerder WerkbonApp accounts aan elkaar koppelen. Zodoende kun je ook bonnen sturen naar bijvoorbeeld je onderaannemers. Zij kunnen deze orders zelf inplannen en afhandelen. Jij kunt ze volgen en de status en inhoud bekijken. Zo werk je efficient samen en behoud je overzicht!

hoe-werkt-het-voor-co-pay-bouw

App (buitendienst)

Voor de buitendienst is een speciale App ontwikkeld. Deze is gratis te downloaden in de Apple App store of de Google Playstore.

App

Bekijk hoe je werkdag er uit gaat zien

Elke app voor de buitendienstmedewerker heeft een eigen dashboard. Het dashboard geeft een overzicht van de belangrijkste zaken. Wat is het adres van de volgende ingeplande klus? Maar ook een compleet overzicht van de dag- en weekplanning. Zo ben je pas goed voorbereid.
ipad-dashboard

Een werkbon invullen moet makkelijk en snel gaan. Je hoeft geen ingenieur te zijn om de werkbon compleet te maken. Je kunt een werkbon vanuit de planner binnenkrijgen of er zelf één maken in de app. Een kind kan de was doen.

Bekijk de voorgeschiedenis van je klant

Het is handig om in je werkbon terug te kunnen kijken wat er in het verleden al is uitgevoerd bij de klant. Door jezelf of door je collega’s. Met behulp van de historie-knop kun je heel gemakkelijk terugkijken in de tijd. Via ee chronologisch overzicht laten we je de geschiedenis zien. En wil je meer details? Dan klik je op een bezoek en laten we je het bezoekrapport zien. Heel gemakkelijk en altijd voorbereid!

Meerder personen werken op 1 apparaat?

Geen probleem. Bij de urenregistratie kun je ook kiezen voor wie de uren geschreven worden. Werk je in een ploeg met drie man? Dan kun je voor alledrie de uren op één werkbon noteren.

Verbind de App met het web-account

Bij de instellingen in de App stelt de buitendienstmedewerker eenmalig in wie hij of zij is met een fotootje. Daarna verbind je de app met het bedrijfsaccount. Dit doe je door het bedrijfsnummer in te vullen en op Verbinden te klikken. Hierna is er een direct lijntje met de planner en kunnen er ingeplande bonnen ontvangen worden.

Vanuit het web-account kunnen dag- en weekplanningen aangemaakt worden voor alle buitendienstmedewerkers. Elke tablet is verbonden met een buitendienstmedewerker. Hij of zij haalt per dag of per week (instelbaar) de planning op in zijn of haar App. Zo mis je nooit meer een opdracht en heb je een goed overzicht hoe je dag en week eruit ziet.

De oude prikklok is weer terug! Met de start- en stopknop helpt de app je uren automatisch bij te houden. Je kunt bijvoorbeeld op de startknop drukken als je in de auto stapt en als je op locatie bent op de stopknop drukken. Je noteert deze tijd als ‘reistijd’. Als je met de klus start klik je op de startknop en als je klaar bent op de stopknop. Nu zijn ook je werkuren direct geregistreerd. Zonder na te hoeven denken. Handig!

De natte handtekening wordt met WerkbonApp digitaal gemaakt. Op het samenvattingsscherm toon je de klant een samenvatting van je bezoek en laat je de gemaakte uren en materialen zien. De klant kan de op de tablet zijn handtekening zetten en op de Akkoord-knop drukken. De handtekening zetten we netjes onderaan de digitale werkbon met de naam van de tekenbevoegde persoon.