FAQ

Hieronder vindt u een selectie met vaak gestelde vragen. Het geheel is opgedeeld in meerdere categorieën zodat u snel en gemakkelijk kunt vinden wat u zoekt. Als uw vraag er niet tussen staat zou u eens een kijkje kunnen nemen op ons YouTube kanaal genaamd Redactie WerkbonApp. Daar vindt u meerdere filmpjes waarin alle functionaliteiten van WerkbonApp helder worden uitgelegd. U kunt ook contact met ons opnemen via de telefoon 020-2298144, e-mail support@werkbonapp.nl, chat, of het contactformulier op de website.

 

A L G E M E E N

Wat is WerkbonApp?

WerkbonApp is een modern SaaS-product en dé digitale oplossing voor de papieren werkbon. WerkbonApp is gemaakt voor de ondernemer die een slag wil slaan met het efficiënter inrichten van de buitendienst.

Hoe werkt WerkbonApp?

WerkbonApp heeft twee interfaces: een webcomponent die is bedoeld voor iedereen die werkbonnen beheert en de app voor uw mobiele apparaat (tablet of smartphone).

De webkant (backoffice) heeft toegang tot de dagelijkse beheerfuncties van zijn werknemers en via deze interface kunt u de werkbonnen creëren.

De app, welke op een tablet of smartphone moet worden geïnstalleerd, zal de orders die dagelijks worden gecreëerd ophalen. Daarnaast kunt de werknemer reis -en werktijden, gebruikte materialen, en foto’s van het werk toevoegen. Voltooide werkbonnen zullen naar de backoffice verzonden worden om de facturatie te starten.

Kan je met meerdere kantoorwerknemers gebruik maken van de backoffice?

We hebben de optie om meerdere gebruikersaccounts aan te maken. Dit kan je aanvragen door een mail te sturen naar redactie@werkbonapp.nl

Kan ik WerkbonApp eerst testen voordat ik het aanschaf?

Ja, u kunt WerkbonApp 1 maand gratis uitproberen. Tijdens deze maand kunt u zich verdiepen in alles wat WerkbonApp u te bieden heeft.

Tevens, kunt u een 20 minuten live demo zelf inplannen. U kunt deze demo vooral gebruiken om wat diverse complexere vragen te stellen over de werking van WerkbonApp waarvan de antwoorden niet te vinden zijn op de website of ons YouTube kanaal

Wat gebeurt er na de proefperiode?

Na de proefperiode kan het account doorstromen naar een betaald abonnement.

U kunt uw abonnement jaarlijks betalen of maandelijks betalen. Het maandelijks abonnement zal iets duurder zijn dan het jaarabonnement.

Wat gebeurt er met mijn account als ik niet doorga naar een betaald abonnement?

Als WorkbonApp niet de service is waarnaar u op zoek bent, is er geen aanvullende procedure. Enkele dagen nadat de proefperiode is afgelopen, wordt het account opgeschort en vervolgens geannuleerd. Alle gegevens in uw account worden verwijderd

Ik zie geen werkbonnen en relaties meer op mijn web-account. Hoe kan dit?

Waarschijnlijk gebruikt u Internet Explorer versie 11 als browser. Deze ondersteunt niet alle functionaliteiten en dit kan problemen veroorzaken. Wij adviseren om het werkbonapp.nl te openen in Google Chrome, Safari, Firefox of Opera. Hier werkt alles optimaal.

Kan ik al werkbonnen klaarzetten voor volgende week?

Ja, u kunt voor elke werkbon die je klaarzet aangeven voor welke werknemer het is, datum, projectnummer, type werk, betaling en welke werkzaamheden uitgevoerd dienen te worden. Op de tablet zit in de tab geschiedenis een Update knopje waarmee de klaargezette werkbonnen naar binnen worden gehaald zodat alleen de uren en materialen hoeven te worden ingevuld en de klant een handtekening kan zetten. Daarnaast kun je op de webportaal een parameter invullen hoeveel dagen vooruit werkbonnen opgehaald worden in de tablets. Stelt u deze bijvoorbeeld in op twee dagen, dan worden in de tablets steeds de bonnen van de komende twee dagen binnengehaald. Immers, bonnen die nog niet zijn opgehaald kunt u nog wijzigen in het webportaal (andere medewerker, ander tijdstip etc.)

Is het mogelijk om een materiaallijst of relatielijst te importeren?

Het is mogelijk om zowel uw materialen als uw klanten via een Excel bestand te importeren bij WerkbonApp.
Deze import functionaliteit is in het account beschikbaar. Er zijn ook bepaalde templates aanwezig waarin je kunt zien welke velden mogelijk gevuld kunnen worden. Als het eigen Excel bestand geïmporteerd wordt, dan wordt er bij de laatste stap gevraagd voor een kolomspecificatie. Automatisch zullen deze geïmporteerde gegevens dan op de app van de medewerkers beschikbaar zijn. Kom je er niet uit? Chat, bel of mail ons even en we helpen je direct verder. Geen enkel probleem.

Hoe kunnen nieuwe type werkzaamheden worden toegevoegd?

Bij het inplannen van een nieuwe werkbon kan naast Type Werkzaamheden op een instellingen icoontje geklikt worden. Een nieuw venster zal geopend worden waar nieuwe werkzaamheden toegevoegd kunnen worden.

PS: houd er rekening mee dat bij het aanmaken van nieuwe werkzaamheden de standaard type werkzaamheden overschreven worden.

Waar kan ik terecht met vragen?

Ga naar de Contact pagina.

Moet ik met een tablet werken of kan het ook met een smartphone?

De app werkt ook op de smartphone. Wij raden echter een tablet aan omdat hier makkelijker mee te werken is.

 

L I C E N T I E

Wat krijg ik als ik een licentie afneem?

Met een licentie krijgt u toegang tot uw eigen bedrijfsportaal op www.werkbonapp.nl. Wat u krijgt voor uw licentie hangt af van welk type licentie u neemt. Wij bieden drie verschillende soorten licenties aan: Basic, Team, en Pro. Met de basic licentie kunt u:

  • bedrijfsgegevens toevoegen
  • een logo uploaden, het logo is ook zichtbaar in de app ten behoeve van uw bedrijfsidentiteit
  • instellen wat op de pdf getoond moet worden
  • relaties centraal beheren, deze worden verstuurd naar alle tablets/smartphones
  • materialen centraal beheren, deze worden verstuurd naar alle tablets/smartphones
  • werkbonnen aanmaken en klaarzetten voor specifieke tablets/smartphones
  • documenten en artikelen meesturen met de werkbon
  • alle werkbonnen overzichtelijk beheren
  • route-informatie ontvangen in de app
  • werkbonnen tussentijds bewaren in de app
  • dag- en weekplanningen inzien op het dashboard in de app
  • uren automatisch bijhouden aan de hand van een start- en stopknop in de app

Zijn dit niet genoeg opties voor u dan kunt u kiezen voor de Team of Pro licentie. Deze licenties hebben ook alle functionaliteiten die de Basic licentie heeft maar bieden daarnaast nog een aantal extra’s. Voor de Team licentie kunt u onder andere gebruik maken van de volgende functionaliteiten:

  • grafisch planbord
  • track & trace – huidige locatie
  • urensoorten
  • gebruikersbeheer
  • meerdere werknemers per tablet

Onze meest gedetailleerde licentie met de meeste functionaliteiten is de Pro licentie. Deze licentie bevat dezelfde functionaliteiten als de Team versie en daarnaast biedt het de volgende extra functionaliteiten:

  • uitgebreide management rapportage
  • online klantportaal per relatie
  • klanttevredenheidsonderzoek
  • objecten bekijken en parameters ingeven in de app
  • geschiedenis van objecten inzien in de app

Hoeveel licenties moet ik afnemen?

Ten minste twee licenties. Eén voor het web-account (backoffice) en één voor uw mobiele apparaat (tablet of smartphone).

Voor elke unieke tablet / smartphone die je koppelt aan je bedrijfsportaal dien je een aparte licentie af te nemen. Onder het tabblad ‘gekoppelde apparaten’ kun je zien welk apparaat gekoppeld is. Bij Instellingen > Licentiemanager zie je hoeveel licenties je hebt afgenomen, ook kan je hier extra licenties aanschaffen om nog meer tablets te koppelen.

Kan ik ook vanuit België licenties aanschaffen?

Ja. U geeft uw IBAN nummer en mobiele nummer op. Vervolgens sturen wij u een verificatie-code op uw mobiel. Deze vult u weer op de website in, waarmee u ons machtigt het bedrag maandelijks van uw rekening te incasseren. De eerste maand is gratis en kunt u vrij opzeggen.

Hoeveel versies zijn er?

Er zijn drie verschillende versies: Basic, Team, en Pro.

Kan ik midden in het contract van Basic naar Team upgraden?

Ja dat kan. Maar u moet rekening houden met de frequentie van uw betaling. Als u zich heeft geabonneerd op de jaarlijkse betaling, hoeft u alleen het verschil te betalen. Als u het maandelijks doet, betaalt u het verschil de volgende maand. Heeft u alsnog vragen vul dan ons contactformulier in of stuur een e-mail naar support@workorderapp.nl

Kan ik een mix maken tussen Basic, Team, en Pro-licenties?

Dit is niet mogelijk. Uw account is Basic, Team, of Pro. De functies zijn actief op backoffice-niveau en niet op de buitendienstmedewerkers die op de apparaten zijn geïnstalleerd.

Kan ik mijn versie downgraden?

Ja, het is mogelijk. Neem contact met ons op via de telefoon, e-mail, chat, of het contactformulier.

Hoe kan ik een licentie opzeggen?

Ga naar Instellingen > Licentiemanager en selecteer de licenties die je wilt opzeggen

F A C T U R A T I E

Wat is de factureringsperiode?

Onze facturen worden aan het einde van elke maand uitgegeven. Als de frequentie jaarlijks is, zal dit zijn aan het einde van de maand waarin u die licenties hebt gekocht.

Hoe wordt de betaling uitgevoerd?

U kunt kiezen uit een van de volgende methoden: iDEAL, VISA, Maestro en Mastercard creditcard of automatische incasso (via uw IBAN). Voor dit laatste is toestemming van de accounthouder vereist.

Hoe wordt mijn abonnementsbetaling verwerkt?

Na het voltooien van uw proefperiode gaat uw account verder naar een betaald abonnement. Onze partner Buckaroo zal u vragen de betaling uit te voeren, rekening houdend met de geselecteerde versie en de licenties die u tijdens uw proefperiode hebt gebruikt.

Ik heb gekozen voor een maandelijks abonnement. Zal uw partner Buckaroo dit verzoek elke sturen?

Nee, u hoeft de betaling slechts eenmaal uit te voeren, tenzij uw creditcard vervalt. Vanaf het moment dat onze partner Buckaroo de eerste betaling met succes verwerkt zal de rest automatisch verlopen.

Ik betaal het abonnement jaarlijks. Kan ik de betalingsfrequentie van het abonnement wijzigen in maandelijks?

Ja, dit is mogelijk. Neem contact met ons via de telefoon, e-mail of contactformulier.

 

K O P P E L I N G

Kan WerkbonApp gekoppeld worden aan ons eigen CRM / ERP pakket?

Ja, WerkbonApp is ontwikkeld als een modern SaaS-product met een Open API. Zodoende zijn we in staat onze specialistische software te koppelen met elk ander software-pakket dat ook koppelmogelijkheden heeft. Het is onder andere mogelijk om werkbonnen vanaf je eigen ERP / CRM klaar te zetten, materialen en relaties te synchroniseren en afgewerkte bonnen direct als proeffactuur binnen uw ERP /CRM  te ontvangen. Inmiddels hebben we een uitgebreid aanbod standaard koppelingen. Deze kunt u vinden op de website.

Wat zijn de kosten om te koppelen?

Dit is afhankelijk van de koppeling die u nodig hebt. Sommige koppelingen hebben maandelijkse kosten en instelkosten (zoals SAP, bijvoorbeeld). De koppeling die door ons is ontwikkeld (open API) is gratis.

Ik heb honderden klanten, veel materialen en veel werknemers. Is het mogelijk om deze gegevens uit mijn ERP / CRM te importeren?

Ja, WerkbonApp kan gekoppeld worden aan diverse ERP / CRM pakketten, zodat materialen en relaties gesynchroniseerd kunnen worden en complete werkbonnen direct naar uw ERP / CRM pakket doorgestuurd kunnen worden.

Moet bij een koppeling klant/materiaal/project/uursoort gegevens gewijzigd worden in het boekhoudsysteem? (Is het boekhoudsysteem leidend?)

Ja, wanneer we gegevens terug sturen naar bijvoorbeeld Exact online zitten er veel controles op. Als we niet aan de controles voldoen kunnen de gegevens niet verwerkt worden.

 

M O B I E L   A P P A R A A T

Hoe installeer ik de applicatie op mijn mobiele apparaat?

Dit is vrij eenvoudig. Zoek in de Google Play Store of App Store naar WerkbonApp. Klik op WerkbonApp van het bedrijf WorkOrderApp B.V. Installeer de app.

Is de app offline beschikbaar?

De app is offline beschikbaar. In de praktijk zien we dat de buitendienstmedewerkers thuis alle gegevens ophalen, onder het werk en op locatie alles invullen en ’s avonds de bonnen weer naar kantoor versturen (wanneer WIFI beschikbaar is).

Welke versie iPad wordt ondersteund?

WerkbonApp werkt op iPad versie 2 en hoger. iPad mini wordt ook ondersteund.

Is de iPad app iOS 10 compatibel?

Ja, de iPad app is helemaal iOS 10 compatibel.

Waarom werkt de app op mijn iPad na de laatste update niet meer?

Incidenteel kan het voorkomen dat het updaten op de iPad niet goed gaat. De enige oplossing is om dan een schone installatie van de app te doen en deze te verbinden met je web-account zodat alle instellingen weer automatisch overgenomen worden. Voer de volgende stappen uit:

1) Verwijder de app van de iPad (klik een paar sec op de app tot deze wiebelt, daarna kun je hem verwijderen)
2) Installeer de app opnieuw van de App store (zoek op ‘werkbon’)
3) Ga naar de webaccount en geef de licentie vrij (ga naar de tab ‘Aangemelde clients’)
4) Klik in de app op ‘Verbinden’ bij de instellingen web-account

Nu werkt alles weer optimaal.

Ik heb een andere iPad / Android tablet die ik wil koppelen aan mijn web-account. Hoe doe ik dat?

Wanneer u een iPad of Android apparaat koppelt aan WBA wordt dit geadministreerd op het webaccount. Ga naar je account en open de tab Aangemelde clients. Om een licentie vrij te maken, klikt u op Ontkoppelen. Nu is de licentie weer vrij en kunt u een ander apparaat koppelen aan deze licentie. Ook als u in de app op Verbinden drukt en u krijgt de melding ‘Er zijn geen beschikbare licenties meer.” kunt u op deze manier licenties vrijmaken.

Werkt de start- en stop knop als tussentijds de tablet wordt uitgezet?

Ja dit werkt. De start- en stop knop is echter niet gekoppeld aan een werkbon. Na het opnieuw opstarten moet je dus wel eerst de juiste bon selecteren.

Hoe wijzig ik het email-adres van de klant in de app?

Als de werkbon verzonden wordt, zie je eerst de concept-mail die verzonden gaat worden. Je kunt in het Aan veld email-adressen verwijderen en ook andere adressen toevoegen. Het is ook mogelijk om een email-adres van de klant in de App te wijzigen door op het email-adres te klikken in de app.

Hoe verwijder ik bonnen, materialen en uren in de iPad en Android app?

Heel eenvoudig. Druk 2 seconden op de regel die u wilt verwijderen en er verschijnt een popup met de vraag of u zeker weet dat de regel mag worden verwijderd. Na bevestiging is de regel verwijderd. Dit geldt voor werkbonnen-, uren- en materiaal-regels.

Als we op de iPad een werkbon proberen te versturen, geeft hij aan 'er is een probleem opgetreden met synchroniseren, probeer het later nog eens'. Hoe los ik dit op?

Het probleem treedt op als er in de specifieke werkbon een vreemd teken in de tekst zit wat onze server niet begrijpt. Wij controleren de hele bon van te voren, om zeker te zijn dat werkbonnen goed aankomen op onze server. In dit geval graag de werkbon controleren (werkomschrijving, omschrijving naast elke urenregel, materiaalomschrijving) op vreemde tekens. Als hier bijvoorbeeld een % of ‘ of ” of $ of euro-teken in staat, graag deze verwijderen en de regel opnieuw opslaan. Daarna weer op Verzenden klikken en dan zal het wel goed gaan.

Na de laatste iOS update hebben we ook gevallen gezien dat bij het versturen van de Werkbon deze melding wordt gegeven. Dit probleem kan makkelijk verholpen worden. In de backoffice zal het apparaat ontkoppeld moeten worden onder het kopje “Medewerkers”. Vervolgens moet het apparaat opnieuw gekoppeld worden in de app.
De klaargezette werkbonnen dienen daarna wel opnieuw gekoppeld te worden aan de juiste medewerker in de backoffice. Als afgehandelde werkbonnen ook opnieuw gekoppeld moeten worden aan de juiste medewerker kun je dit aanvragen bij support.

 

O V E R I G

Heeft WerkbonApp een support afdeling?

Jazeker, alle klanten hebben toegang tot ondersteuning via chat, e-mail of telefoon. U kunt ons bereiken op werkdagen tussen 09:00 en 17:00 lokale tijd

Ik zou graag een functie of andere functionaliteit in WorkbonApp willen hebben. Waar kan ik dit communiceren?

Nieuwe ideeën zijn altijd welkom. Stuur ons informatie omtrent de functie die u op ons platform zou willen zien. Ons team zal uw verzoek beoordelen. Wij kunnen niet beloven dat alle ideeën toegevoegd zullen worden.

Moet ik back-ups maken of updates downloaden?

WorkbonApp wordt beheerd door een team van informatiesysteemdeskundigen. Dit team is verantwoordelijk voor het preventieve onderhoud van de infrastructuur waar WorkbonApp wordt gehost. Op applicatieniveau ondergaat WorkbonApp kleine veranderingen (verbeteringen en bugfixes). Deze updates worden wekelijks of maandelijks uitgevoerd en hebben geen impact op de klant. U zult alleen even uw app op uw apparaat moeten updaten.

Is het mogelijk om te zien of een monteur met een werkzaamheid bezig is?

Ja, dit is mogelijk. De werknemer kan in de app aangeven waar hij op dat moment mee bezig is. Dit wordt ook wel de werkbonstatus genoemd. Deze kunt u zelf aanmaken in de backoffice.

Heb ik een server nodig om met WerkbonApp te werken?

Nee, dit is niet nodig. WerkbonApp is een cloudservice en vereist daarom geen acquisitie van servers voor zijn infrastructuur. Veiligheid en preventief onderhoud worden door ons geleverd.