FAQ

Veel gestelde vragen

Wat krijg ik als mijn bedrijf een licentie voor kantoor en buitendienstmedewerker afneemt?

Met een licentie krijgt u toegang tot uw eigen bedrijfsportaal op www.werkbonapp.nl. Er zijn geen beperkingen. Op dit portaal kun je:

  • bedrijfsgegevens toevoegen
  • logo uploaden, ook zichtbaar in app voor uw bedrijfsidentiteit
  • instellen wat op de pdf getoond moet worden en in je eigen bedrijfskleuren en eigen logo
  • relaties centraal beheren, deze worden verstuurd naar alle tablets / smartphones
  • materialen centraal beheren, deze worden verstuurd naar alle tablets / smartphones
  • werkbonnen aanmaken en klaarzetten voor specifieke tablets / smartphones
  • met het grafisch planbord zie je in een oogopslag de bezetting van de werknemers
  • Koppel ons planbord met de agenda van je medewerkers
  • werkbonnen komen centraal binnen en kunnen hier beheerd worden
  • Stuur werkbonnen naar onderaannemer(s) met hun eigen WerkbonApp account
  • direct een pdf (met logo en handtekening) van een werkbon maken
  • route-informatie op de app
  • werkbonnen tussentijds bewaren in de app
  • Dashboard in App met dag- en weekplanning
  • Start- en stopknop voor automatisch uren bijhouden

Als we op de iPad een werkbon proberen te versturen, geeft hij aan 'er is een probleem opgetreden met synchroniseren, probeer het later nog eens'. Hoe los ik dit op?

Het probleem treedt op als er in de specifieke werkbon een vreemd teken in de tekst zit wat onze server niet begrijpt. Wij controleren de hele bon van te voren, om zeker te zijn dat werkbonnen goed aankomen op onze server. In dit geval graag de werkbon controleren (werkomschrijving, omschrijving naast elke urenregel, materiaalomschrijving) op vreemde tekens. Als hier bijvoorbeeld een % of ‘ of ” of $ of euro-teken in staat, graag deze verwijderen en de regel opnieuw opslaan. Daarna weer op Verzenden klikken en dan zal het wel goed gaan.

 

Na de laatste iOS update van 11 december hebben we ook gevallen gezien dat bij het versturen van de Werkbon deze melding wordt gegeven. Dit probleem kan makkelijk verholpen worden. In de backoffice zal het apparaat ontkoppeld moeten worden onder het kopje “Medewerkers”. Vervolgens moet het apparaat opnieuw gekoppeld worden in de app.
De klaargezette werkbonnen dienen daarna wel opnieuw gekoppeld te worden aan de juiste medewerker in de backoffice. Als afgehandelde werkbonnen ook opnieuw gekoppeld moeten worden aan de juiste medewerker kun je dit aanvragen bij support.

Na de laatste update werkt de app niet meer op mijn iPad…

Incidenteel kan het voorkomen dat het updaten op de iPad niet goed gaat. De enige oplossing is om dan een schone installatie van de app te doen en deze te verbinden met je web-account zodat alle instellingen weer automatisch overgenomen worden. Voer de volgende stappen uit:

1) Verwijder de app van de iPad (klik een paar sec op de app tot deze wiebelt, daarna kun je hem verwijderen)
2) Installeer de app opnieuw van de App store (zoek op ‘werkbon’)
3) Ga naar de webaccount en geef de licentie vrij (ga naar de tab ‘Aangemelde clients’)
4) Klik in de app op ‘Verbinden’ bij de instellingen web-account

Nu werkt alles weer optimaal. U heeft er allerlei nieuwe functionaliteiten bij:

– deze versie is helemaal iOS9 compatibel gemaakt.
– preview van bonnen in het overzicht
– betere filtering bonnen in het overzicht
– bug met totaal uren bij meerdere regels opgelost
– barcode scanner voor het scannen van materialen toegevoegd
– makkelijkere invoer van de uren
– kleine bugfixes
– webportaal ken nu een dupliceren-knop voor het hergebruiken van bonnen
– grafische management-info op het webportaal

Wat kan ik in de volgende versie van de app verwachten en wanneer is deze beschikbaar?

We zijn met allerlei nieuwe functionaliteiten bezig om jullie nog beter te helpen. De nieuwe iPhone App die gelijk is aan de iPad app verwachten we op 1 jan 2017. Daarnaast zijn we bezig met de volgende nieuwe functionaliteiten voor alle apps:

  • Pauze-tijd eenvoudig in te vullen
  • Chat-functie in de app
  • Eigen werkbonnummers kunnen aanmaken

Ik zie geen werkbonnen en relaties meer op mijn web-account. Hoe kan dit?

Waarschijnlijk gebruikt u Internet Explorer versie 11 als browser. Deze ondersteunt niet alle functionaliteiten en dit kan problemen veroorzaken. Wij adviseren om het werkbonapp.nl te openen in Google Chrome, Safari, Firefox of Opera. Hier werkt alles optimaal.

Hoe verwijder ik bonnen, materialen en uren in de iPad en Android app?

Heel eenvoudig. Druk 2 seconden op de regel die u wilt verwijderen en er verschijnt een popup met de vraag of u zeker weet dat de regel mag worden verwijderd. Na bevestiging is de regel verwijderd. Dit geldt voor werkbonnen-, uren- en materiaal-regels.

Is de iPad app iOS 10 compatibel?

Ja, de iPad app is helemaal iOS 10 compatibel.

Waar kan ik terecht met vragen?

Ga naar de Contact pagina.

Hoeveel licenties moet ik afnemen?

Voor elke unieke tablets / smartphone die je koppelt aan je bedrijfsportaal dien je een aparte licentie af te nemen. Onder het tabblad ‘gekoppelde apparaten’ kun je zien welk apparaat gekoppeld is. Bij Instellingen > Licentiemanager zie je hoeveel licenties je hebt afgenomen, ook kan je hier extra licenties aanschaffen om nog meer tablets te koppelen.

Kan ik ook vanuit België licenties aanschaffen?

Ja. U geeft uw IBAN nummer en mobiele nummer op. Vervolgens sturen wij u een verificatie-code op uw mobiel. Deze vult u weer op de website in, waarmee u ons machtigt het bedrag maandelijks van u rekening te incasseren. De eerste maand is gratis en kunt u vrij opzeggen.

Welke versie iPad wordt ondersteund?

WerkbonApp werkt op iPad versie 2 en hoger. iPad mini wordt ook ondersteund.

Kan WerkbonApp gekoppeld worden aan ons eigen CRM / ERP pakket?

Ja, WerkbonApp is ontwikkeld als een modern SaaS-product met een Open API. De omschrijving van de webservices vind je hier. Zodoende zijn we in staat onze specialistische software te koppelen met elk ander software-pakket dat ook koppelmogelijkheden heeft. Het is dan onder andere mogelijk om werkbonnen vanaf je eigen ERP / CRM klaar te zetten, materialen en relaties te synchroniseren en afgewerkte bonnen direct als proeffactuur binnen uw ERP /CRM  te ontvangen. Inmiddels hebben we een standaard koppeling naar Exact Online, SAP B1, BouwOffice, InstallOffice en InfraOffice, Moneybird, Multivers, Snelstart, TopDesk, 4cis, Corpex, Handsoft (Gilde) . Wil je een maatkoppeling op je eigen systeem, mail dan naar maatwerk@provide.nl voor een vrijblijvende offerte.

Kan ik al werkbonnen klaarzetten voor volgende week?

Ja, je kunt voor elke werkbon die je klaarzet aangeven voor welke werknemer het is, datum, projectnummer, type werk, betaling en welke werkzaamheden uitgevoerd dienen te worden. Op de tablet zit in de tab geschiedenis een Update knopje waarmee de klaargezette werkbonnen naar binnen worden gehaald zodat alleen de uren en materialen hoeven te worden ingevuld en de klant een handtekening kan zetten. Daarnaast kun je op de webportaal een parameter invullen hoeveel dagen vooruit werkbonnen opgehaald worden in de tablets. Stel je deze bijvoorbeeld in op 2 dagen, dan worden in de tablets steeds de bonnen van de komende twee dagen binnengehaald. Immers, bonnen die nog niet zijn opgehaald kun je nog wijzigen in de webportaal (andere medewerker, ander tijdstip etc.)

Is het mogelijk om een materiaallijst of relatielijst te importeren?

Het is mogelijk om zowel je materialen als je klanten via een Excel bestand te importeren bij WerkbonApp.
Deze import functionaliteit is in het account beschikbaar. Er zijn ook bepaalde templates aanwezig waarin je kunt zien welke velden mogelijk gevuld kunnen worden. Als het eigen excel bestand geïmporteerd wordt, dan wordt er bij de laatste stap gevraagd voor een kolomspecificatie. Automatisch zullen deze geïmporteerde gegevens dan op de App van de medewerkers beschikbaar zijn. Kom je er niet uit? Chat, bel of mail ons even en we helpen je direct verder. Geen enkel probleem.

Hoe wijzig ik het email-adres van de klant in de App?

Als de werkbon verzonden wordt, zie je eerst de concept-mail die verzonden gaat worden. Je kunt in het Aan veld email-adressen verwijderen en ook andere adressen toevoegen. Het is ook mogelijk om een email-adres van de klant in de App te wijzigen door op het email-adres te klikken in de app.

Ik heb een andere iPad / Android tablet die ik wil koppelen aan mijn web-account. Hoe doe ik dat?

Als je een iPad of Android apparaat koppelt aan WBA wordt dit geadministreerd op het webaccount. Ga naar je account en open de tab Aangemelde clients. Om een licentie vrij te maken, klik je op Ontkoppelen. Nu is de licentie weer vrij en kun je een ander apparaat koppelen aan deze licentie. Ook als je in de app op Verbinden drukt en je krijgt de melding ‘Er zijn geen beschikbare licenties meer.” kun je op deze manier licenties vrijmaken.

Ik wil graag een licentie opzeggen

Ga naar Instellingen > Licentiemanager en selecteer de licenties die je wilt opzeggen

Hoe kunnen nieuwe type werkzaamheden worden toegevoegd

Bij het inplannen van een nieuwe werkbon kan naast Type Werkzaamheden op een instellingen icoontje geklikt worden. Een nieuw venster zal geopend worden waar nieuwe werkzaamheden toegevoegd kunnen worden.

PS: houd er rekening mee dat bij het aanmaken van nieuwe werkzaamheden de standaard type werkzaamheden overschreven worden.

Werkbonnen komen niet binnen op de mail

Het kan soms gebeuren dat de mail in de spambox, reclamebox etc. terecht komt. Is dit niet het geval? Stuur even een mailtje naar support@werkbonapp.nl

Is het mogelijk om te zien of een monteur met een werkzaamheid bezig is?

We hebben op dit moment geen realtime feedback waarbij je kan zien of de monteur bezig is. Wel kan je op google maps zien of de monteur op locatie is. Ook krijg je direct te zien wanneer de monteur het werk heeft afgerond.

Is de app offline beschikbaar?

De app is offline beschikbaar. In de praktijk zien we dat de buitendienst medewerker thuis alle gegevens ophalen, onderwerk en op locatie alles invullen en ’s avonds de bonnen weer naar kantoor versturen(wanneer WIFI beschikbaar is).

Werkt de start- en stop knop als tussentijds de tablet wordt uitgezet?

Ja dit werkt. De start- en stop knop is echter niet gekoppeld aan een werkbon. Na het opnieuw opstarten moet je dus wel eerst de juiste bon selecteren.

Moeten bij een koppeling klant/materiaal/project/uursoort gegevens gewijzigd worden in het boekhoudsysteem? (Is het boekhoudsysteem leidend?)

Ja dat klopt. Wanneer we gegevens terug sturen naar bijvoorbeeld Exact online zitten er veel controles op. Als we niet aan de controles voldoen kunnen de gegevens niet verwerkt worden.

Kan je met meerdere kantoorwerknemers gebruik maken van de backoffice?

We hebben de optie om meerdere gebruikersaccounts aan te maken. Dit kan je aanvragen door een mail te sturen naar redactie@werkbonapp.nl